A pergunta chega quase sempre no mesmo formato: "vale mais a pena assinar um sistema pronto ou mandar fazer um do meu jeito?". A resposta honesta é que depende de três coisas, e nenhuma delas é o preço de entrada.
Primeira: o processo é seu diferencial ou é igual ao de todo mundo?
Emissão fiscal, folha de pagamento e contabilidade são iguais em toda empresa, porque a lei é a mesma para todo mundo. Mandar fazer isso sob medida é gastar dinheiro para reinventar algo que já existe pronto, testado e atualizado quando a legislação muda. Assine.
Agora, se o jeito como você calcula preço, monta rota, controla produção ou atende cliente é o que faz a sua empresa ganhar do concorrente, encaixar isso num sistema genérico significa abrir mão justamente do que te diferencia. Aí o sob medida se paga.
Segunda: como o preço cresce
Assinatura quase sempre cobra por usuário por mês. É ótimo com cinco pessoas e passa a incomodar com trinta. Faça a conta com o número de usuários que você espera ter daqui a três anos, e não com o de hoje.
Um exemplo simples: R$ 60 por usuário, com 25 usuários, dá R$ 18 mil por ano. Em cinco anos, R$ 90 mil, sem contar reajuste. Isso muda bastante a leitura de um projeto sob medida, com custo de desenvolvimento uma vez e manutenção anual. Os números da sua empresa vão ser outros, mas a conta é essa.
Terceira: o que custa sair
Essa é a que ninguém coloca na planilha. Antes de assinar, pergunte ao fornecedor: consigo exportar todos os meus dados, em formato aberto, quando quiser? Existe API? Se a resposta for vaga, o custo de sair é alto, e daqui a três anos você vai negociar reajuste sem ter para onde ir.
No sob medida, isso se resolve por contrato: código, banco e hospedagem no nome da sua empresa. É uma cláusula, não uma negociação anual.
A resposta que mais aparece na prática
Na maioria das empresas que atendemos, a saída não é escolher um lado. É assinar o que é padrão e mandar fazer o que é seu, com os dois conversando por integração. O sistema fiscal continua sendo o de sempre; o que roda a sua operação é feito para ela.
Se quiser testar essa hipótese sem risco, faça a lista dos sistemas que a empresa paga hoje e marque quais o time abre todo dia e quais ninguém abre. Essa lista costuma responder sozinha por onde começar.
Escrito pela equipe da Innovate Apps, que desenvolve sites, sistemas web e aplicativos para empresas em todo o Brasil.