Como escolher uma empresa de software: perguntas para fazer antes de fechar contrato

Contratar uma empresa de software é diferente de comprar um produto pronto. Você está contratando um jeito de trabalhar por meses, às vezes por anos, e boa parte do que importa só aparece no meio do projeto. A boa notícia é que dá para antecipar quase tudo com as perguntas certas na primeira conversa.

Separamos as perguntas em dois grupos: as que mostram como o fornecedor trabalha e as que garantem que o que for construído fica com a sua empresa.

Perguntas sobre o jeito de trabalhar

• Posso ver projetos que estão no ar hoje? Site você abre no celular, app você baixa na loja, sistema você pede uma demonstração. Print de tela não vale.
• Quem vai programar? Pergunte se é a mesma equipe da conversa ou se o trabalho é repassado para terceiros. Repassar não é proibido, mas você precisa saber com quem está tratando.
• Com que frequência eu vejo o andamento? A resposta boa é: entregas a cada uma ou duas semanas, num ambiente em que você mesmo testa.
• O que acontece quando eu pedir uma mudança no meio do caminho? Mudança sempre acontece. O que importa é existir uma regra clara para avaliar o prazo e o custo de cada uma.

Perguntas sobre o que fica com a sua empresa

• De quem é o código no final? A resposta tem que ser da sua empresa, e isso precisa estar no contrato.
• Em nome de quem ficam domínio, hospedagem, banco de dados e contas nas lojas? Tudo deveria estar no CNPJ da sua empresa, com você tendo acesso de administrador.
• Se a parceria acabar, o que eu recebo? Código, documentação mínima e todos os acessos. Outro fornecedor precisa conseguir continuar o trabalho sem começar do zero.
• Como os dados dos meus clientes serão tratados? Quando o sistema guarda dados pessoais, o fornecedor normalmente atua como operador desses dados na LGPD, e o contrato deve dizer o que ele pode e não pode fazer com eles.

Sinais de alerta

• Preço fechado para um sistema complexo sem nenhuma conversa sobre o seu processo. Ou o escopo está vago, ou a conta vai chegar depois.
• Proposta sem a lista do que não está incluso.
• Pagamento integral adiantado, sem marcos de entrega.
• Resistência em colocar contas e hospedagem no nome da sua empresa.
• Nenhuma pergunta sobre como a sua empresa funciona. Quem não pergunta vai entregar o que imaginou, e não o que você precisa.

Estar perto faz diferença?

Para site, quase nenhuma: tudo se resolve bem por vídeo. Para sistema, ajuda bastante. O levantamento rende mais quando alguém passa uma manhã vendo a operação acontecer, e os ajustes do dia a dia saem mais rápido quando dá para sentar junto com quem usa.

Por isso, se a sua empresa está em Taubaté, São José dos Campos ou em outra cidade do Vale do Paraíba, vale considerar um fornecedor da região, desde que ele passe nas perguntas acima. Proximidade é vantagem, não critério único.

Como comparar as propostas

Coloque as propostas lado a lado e compare o que cada uma entrega, e não só o valor final. Para cada fornecedor, anote:

1. O que está incluso e o que ficou de fora, item por item.
2. O prazo da primeira versão utilizável, e não só o do projeto completo.
3. O custo mensal depois da entrega: hospedagem, suporte e licenças.
4. O que acontece com código, dados e acessos ao final do contrato.

Quase sempre, a proposta mais barata é a que deixou mais coisas de fora. Às vezes ela é a escolha certa mesmo assim, mas essa é uma decisão que precisa ser tomada sabendo disso.